L’Internet a changé beaucoup de choses dans le monde d’affaires, y compris la correspondance d’affaires. Là où une fois que traditionnelles, les lettres commerciales formelles étaient les email normaux et rapides d’affaires règnent maintenant le jour. La facilité et l’absence de formalité des marques d’Internet souvent il semblent que nous pouvons écrire des E-mails d’affaires mal et partir avec lui ; encore, c’est réellement le contraire. Puisque l’email est si accessible, les gens reçoivent que beaucoup plus de lui et de négligence quelque chose moins que parfait. Vos email d’affaires doivent se tenir dehors de l’ordure. Les bouts suivants vous aideront à créer les email concis et s’engageants d’affaires pour n’importe quel but.
MODÈLE
L’oeil humain réagit différemment à un écran d’ordinateur qu’un morceau de papier, ainsi comment vous composez votre email est essentiel. Employer sous peu, les phrases succinctes qui obtiennent au point immédiatement ; se rappeler, votre but ici est de distribuer l’information importante, ainsi l’élasticité qui vers le juste de lecteur vers le haut de l’avant. Inclure toujours une salutation et une signature, et employer autant de ligne et le paragraphe se casse comme possible ; ceci facilite l’email pour lire. Et résister au recommander d’écrire un livre. Les email d’affaires sont meilleurs outre du short ; l’équivalent d’une page ou est ainsi suffisant.
TONALITÉ
Pour meilleur ou plus mauvais, l’Internet multiplie une habitude méchante de l’absence de formalité. Il est correct d’être légèrement sans cérémonie avec votre email (les gens tendent à l’attendre récemment), mais n’écrit pas comme si vous parlez à votre mère ou meilleur ami. Vous devez frapper un équilibre entre la formalité et l’absence de formalité traditionnelles d’E-mail. Penser à votre destinataire et comment ils écriraient très probablement un email. Quels mots emploieraient-ils ? L’argot ou le jargon offenserait-il vos lecteurs ? Employer ces considérations pour créer un email concis et adapté aux besoins du client.
GRAMMAIRE
L’absence de formalité, celui qui sa racine, n’excuse pas des erreurs grammaticales, et ceux-ci peuvent endommager votre email. Les erreurs grammaticales prouvent que vous n’avez pas mis beaucoup d’heure dans votre email d’affaires et vous ne vous inquiétez pas probablement beaucoup de votre message. Passer par votre email soigneusement pour s’assurer vous avoir orthographié correctement, et vous avez fixé toutes les erreurs de grammaire et de ponctuation. Enlever toutes les redondances et se débarasser de tous les clichés. Les destinataires, particulièrement personnes professionnelles d’affaires, apprécieront votre attention aux détails et ils répondront mieux à votre message quand erreur n’existe pas dans votre email. La plupart des auteurs emploient le logiciel de WhiteSmoke (www.WhiteSmokeSoftware.com) ou le StyleWriter (www.StyleWriter-USA.com) pour assister corriger la grammaire.
RÉPONSE
Puisque l’email est un milieu immédiat, et fortement accessible à celui, il est bien plus facile que dans les lettres de papier pour demander une réponse – et bien plus probable que vous obtiendrez un ! Avant de se déconnecter avec votre signature, être clair au sujet de ce que vous voulez que le destinataire fasse. Avoir besoin d’une réponse par l’intermédiaire du téléphone ou avec certaine information jointe ? Parole ainsi ! Votre destinataire aura un temps difficile répondre s’ils n’ont aucune idée ce que vous voulez de eux. Mais se rappeler : être poli en demandant l’action. Il y a peu plus mauvais qu’une fin excessivement vers l’avant ou arriviste.